SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de acciones orientadas a la: clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivisticos.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

• Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia. 

OBJETIVO

Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. 

VENTAJAS

• Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental que refleje al organismo que produjo.
• Facilitar la localización conceptual, es decir, la información contenida.
• Facilitar la localización de cada documento o expediente para su control o manejo.

ORDENACIÓN DE LOS DATOS

La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.

SISTEMA DE ORDENACIÓN

1. Numérico: (Ordinal y el cronológico).
2. Mixtos: (Alfanumérico, ordinal, cronológico).
3. Alfabéticos: (Temático, onomástico y toponico)

SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Ex secuencia numéiste también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es porrica.Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.Este sistema también en indirecto puesto Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dígito consecutivo.

EJEMPLO

1 Gerencia1.1 Resoluciones1.2 Licitaciones1.3 Correspondencia despachada2 Talento Humano2.1 Historias Laborales2.2 Capacitación2.3 Vacaciones2.4 Cesantías

Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así:

2.1    Historias Laborales2.2   Sánchez Rodríguez, Miguel Ángel2.3   Usechi Gamboa, Jorge Humberto2.4   Zawadsky de Rojas, Margarita

El Numérico Decimal, especial en bibliotecas, basado en la división de las áreas de diez en diez por temas así:

10   Administración.20  Derecho.30  Economía.40  Finanzas.50  Historia.

Hasta terminar con los temas.Para marcar los libros, se agregan más dígitos.

10 ADMINISTRACIÓN

10.00    Administración por categorías10.01    Exhibiciones10.02   Productos que se asigna un número o código a cada individuo, asunto o institución y los documentos se archivan con este número. Por lo tanto, para ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un tarjetero ordenado alfabéticamente, con el fin de consultar el número asignado y llevar, adicionalmente, un control o registro de la numeración consecutiva para evitar una doble asignación de número.

Presenta cierto grado de reserva por cuanto únicamente figuran números en el archivador. Facilita la ubicación visual no solo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.

SISTEMA DE NUMERACIÓN DECIMAL

SISTEMA DE ORDENAMIENTO 

ALFABÉTICO

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del   archivador directamente.

   
El sistema de ORDENAMIENTO lo podemos dividir en:

Alfabético por nombres de personas naturalesAlfabético por nombre de personas jurídicas o de empresasAlfabético por Asuntos o temáticoAlfabético Geográfico

  SISTEMA DE ORDENAMIENTO   ALFABÉTICO POR   NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta ,   de acuerdo con el   alfabeto, es necesario adoptar.

CRITERIOS DE ORDENAMIENTO  

1.     Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden
Primera Unidad o Palabra de Orden                   Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden                 Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden                                   Nombre
Cuarta o más Unidades                                       Otros datos aclaratorios


Sistema de Clasificación Alfabético                                                                                 

2.   Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento.   En estos casos se recomienda además   averiguar el segundo apellido.Segunda Unidad o Palabra de Orden                 Segundo ApellidoTercera Unidad de Orden                                   NombreCuarta o más Unidades                                       Otros datos aclaratorios

Sistema de Clasificación Alfabético                                                                                 

2.   Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento.   En estos casos se recomienda además   averiguar el segundo apellido.

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.

   

CLASIFICACION GEOGRÁFICA

La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinadas circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geográficas. Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento, Región, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad-B, etc.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO

Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documento homogéneos según su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL.

 

CLASIFICACIÓN MIXTA

Según la cantidad de documentos al archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, así como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que "todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicación de un documento requerido" se hace necesario la combinación de los anteriores sistemas de clasificación. En algunos casos será necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como Asunto/Cronológico, Asunto/Geográfico, Cronológico/Geográfico…

IMPORTANTE

La serie documental es un conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo de un mismo de un mismo órgano o sujeto productor, resultado de ejercicio de sus atribuciones o funciones especificas.